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Si la plupart des entreprises utilisent aujourd’hui des logiciels spécialisés, spécifiquement dédiés à l’établissement des bulletins de paie de leurs salariés, il est encore possible d’utiliser l’outil Excel pour faire ce type de document.
Découvrez avec nous la marche à suivre pour établir une fiche de paie sur l’outil Excel.
Comment réaliser une fiche de paie sur Excel ?
Une fois le logiciel Excel ouvert, vous vous retrouvez face à une feuille complètement vide que vous allez renommer en “bulletin de paie”.
Pour commencer à réaliser une fiche de paie sur Excel, vous devez commencer par l’entête, une étape qui peut présenter un réel challenge pour certaines personnes.
Pour réaliser l’entête, vous devez commencer par y insérer le logo de votre entreprise, car ce symbole doit être présent sur tous les documents officiels émis par la société, y compris les fiches de paie.
Il est très facile d’insérer un logo sur Excel. Vous choisissez simplement une case en haut de la feuille, et vous sélectionnez “insertion”, là vous n’aurez plus qu’à intégrer une image avec fond blanc de votre logo d’entreprise.
En bas du logo, dans les cases qui suivent, mentionnez toutes les informations relatives à la société, comme :
- Sécurité sociale ;
- Numéro de téléphone ;
- L’Email ;
- Le siège social.
Toutes les informations que nous avons citées, ainsi que le logo doivent être à gauche de la feuille. À droite, vous devez insérer les informations de l’employé concerné par le document en question, toujours dans l’entête. Ces informations sont représentées par la catégorie professionnelle, le nom du salarié, son poste, son matricule, etc.
Certaines informations supplémentaires ne sont pas exigées sur les fiches de paie mais ajoutées quand-même par quelques entreprises, comme la date d’embauche ou encore le numéro de sécurité sociale du salarié. Pour finaliser l’entête, n’oubliez pas d’ajouter la période de paiement, une information très importante.
Comment calculer un salaire grâce à Excel ?
Une fois votre entête prête, vous pouvez passer au calcul de la rémunération de votre ou vos employés, et nous allons voir que cette étape est très facile puisque Excel se chargera de tous les calculs. Tout ce que vous devez faire est de bien vérifier que les informations saisies sont correctes.
Pour réaliser une fiche de paie, il est nécessaire de réaliser un tableau, ce qui est parfaitement adapté à la configuration Excel. Une fois que vous aurez intégré tous les montants des règles et des libellés, selon les termes du contrat associant votre salarié à l’entreprise, vous verrez s’afficher sur votre écran le salaire de votre employé (de base), en plus de compléments de salaire ou des indemnités supplémentaires.
Les parts destinées au recouvrement social et à la prévoyance seront retenues du salaire et représentées sur la fiche de paie réalisée sur Excel.
Bien-sûr, il sera nécessaire d’avoir quelques connaissances en comptabilité pour réaliser une fiche de paie sur Excel, mais pour un responsable des ressources humaines ou un entrepreneur ayant suivi une formation, la réalisation d’une fiche de paie sur Excel s’avère être une tâche très simple.
Quels autres logiciels pour réaliser une fiche de paie ?
Il existe de nombreux autres logiciels permettant de réaliser des fiches de paie, et même si ces derniers sont plus intuitifs et dédiés à cette tâche spécifiquement, ils restent généralement payants et demandent donc un investissement de la part de l’entreprise.
On retrouve une longue liste d’autres outils :
- Sage Business Cloud Paie ;
- PayFit ;
- Macompta ;
- 123paie ;
- Mapaye.
En plus de proposer des modules très performants et variés, ces logiciels de calcul de paie sont beaucoup plus rapides et font gagner un temps précieux aux ressources humaines d’une entreprise. En effet, la saisie manuelle de tous les montants de chaque salarié peut prendre un très long moment, mais cette tâche est généralement automatique sur les logiciels spécifiques au calcul et à l’établissement de la fiche de paie.
Faut-il réaliser ses fiches de paie sur Excel ?
Excel est une parfaite alternative pour les petites entreprises qui ne possèdent pas beaucoup de salariés, car en plus d’être complètement gratuit, vous pouvez trouver un très grand nombre de tutoriels sur internet vous aidant à réaliser des fiches de paie sur ce pionnier de la comptabilité.
Cependant, pour une entreprise de plus grande envergure, qui dispose de plusieurs dizaines de salariés, il serait très difficile d’utiliser Excel, car en plus de représenter une perte de temps et d’énergie très importante, c’est également une perte en ressources humaines qui devrait tous s’atteler à cette même tâche et délaisser toutes les autres.
Pour ces entreprises, nous conseillons l’utilisation d’une interface spécialement dédiée au calcul et à l’établissement d’une fiche de paie, afin de faciliter le travail des RH.
Vous en savez à présent plus sur la possibilité et la manière de réaliser une fiche de paie sur l’outil Excel. Nous espérons que ces informations vous auront été utiles.